Định nghĩa Email Retention là gì?
Email Retention là Retention email. Đây là nghĩa tiếng Việt của thuật ngữ Email Retention - một thuật ngữ thuộc nhóm Technology Terms - Công nghệ thông tin.
Độ phổ biến(Factor rating): 5/10
Giữ lại email là việc lưu giữ hồ sơ tin nhắn tức thời và e-mail trong một tổ chức dựa trên các chính sách của tổ chức có liên quan. Chính sách duy trì email được thực hiện phù hợp với các chính sách công nghiệp, chính phủ, kinh doanh. giữ email và các chính sách liên quan đến cùng được yêu cầu trong một tổ chức đối với mối quan tâm, các quy định pháp lý và quản lý tri thức.
Xem thêm: Thuật ngữ công nghệ A-Z
Giải thích ý nghĩa
Giữ lại email khác với email lưu trữ. Trong khi lưu trữ cho phép người dùng doanh nghiệp để lưu lại thư email và ngay lập tức cho một khung thời gian xác định, duy trì email xác định số lượng thời gian một email hoặc ngay lập tức ghi lại thông điệp nên được giữ lại trước khi nó được tự động xóa. duy trì email còn làm tăng nguy cơ bảo mật của việc có một trái phép người dùng truy cập tăng đến bí mật tổ chức hoặc các tài liệu bí mật. duy trì email ngắn sẽ giúp trong việc loại bỏ những vấn đề này và sẽ dễ dàng hơn và ít tốn kém để thực hiện. Tuy nhiên, nó sẽ là với chi phí cho giám đốc điều hành và người lao động dài hạn, những người có thể cần email và nhắn hồ sơ cũ để nhớ hay đánh giá quyết định tổ chức hoặc phòng ban trong quá khứ. Vì thế, cần phải có một chính sách duy trì email đó là thống nhất và phù hợp cho tổ chức và cung cấp khung thời gian lưu giữ tốt nhất. Cách tốt nhất là để thiết lập chính sách lưu giữ email và tiêu chí xóa dựa trên chủng loại nội dung email cùng với sự linh hoạt để phù hợp với yêu cầu cấm xóa một cách kịp thời và hiệu quả chi phí.
What is the Email Retention? - Definition
Email retention is the retention of instant messaging records and email in an organization based on the policies of the concerned organization. The email retention policy is made in compliance with industrial, government or business policies. Email retention and the policies concerning the same are required in an organization for legal concerns, regulations and for knowledge management.
Understanding the Email Retention
Email retention is different from email archiving. While archiving allows business users to retain email and instant messages for an indefinite time frame, email retention determines the amount of time an email or instant message record should be retained before it is automatically deleted. Longer email retention increases the security risk of having an unauthorized user gain access to organizational secrets or confidential material. Shorter email retention would help in removing these issues and is easier and less costly to implement. However, it would be at a cost to the executives and long-term employees, who might need old email and message records to remember or evaluate past organizational or departmental decisions. It is thus important to have an email retention policy which is uniform and consistent for the organization and provides the best retention time frame. The best practice is to set the email retention policies and deletion criteria based on the category of the email content along with flexibility to accommodate litigation holds in a timely and cost-effective fashion.
Thuật ngữ liên quan
- Data-Retention Policy
- Email Software
- Email Thread
- Email Client
- Event-Triggered Email
- Memory Address
- Alan Turing
- Digital
- Cumulative Incremental Backup
- Data at Rest
Source: Email Retention là gì? Technology Dictionary - Filegi - Techtopedia - Techterm